Najem okazjonalny trzeba zgłosić do urzędu skarbowego właściwego według miejsca zamieszkania właściciela w terminie 14 dni od wydania lokalu najemcy. Formularza nie ma, ale najszybciej zrobisz to elektronicznie przez e-Urząd Skarbowy – po wysłaniu od razu dostajesz urzędowe potwierdzenie odbioru. Czytaj dalej, by dowiedzieć się, jak krok po kroku przejść przez procedurę i nie stracić ochrony, którą daje ta forma umowy.
Czym jest najem okazjonalny i dlaczego trzeba go zgłosić?
Najem okazjonalny to szczególny rodzaj umowy przeznaczony wyłącznie dla osób fizycznych, które nie prowadzą działalności gospodarczej w zakresie wynajmu. Zawiera się go na czas oznaczony – maksymalnie na 10 lat – i wymaga od najemcy dostarczenia oświadczenia w formie aktu notarialnego o dobrowolnym poddaniu się egzekucji. Dzięki temu właściciel zyskuje szybszą ścieżkę opróżnienia lokalu, jeśli najemca nie chce go opuścić po zakończeniu umowy.
Warunkiem utrzymania tej ochrony jest jednak zgłoszenie umowy do urzędu skarbowego w ciągu 14 dni od rozpoczęcia najmu. Bez tego umowa traci status okazjonalnej – staje się zwykłą umową na czas określony, a wynajmujący zostaje bez przywilejów związanych z przyspieszoną eksmisją. Zgłoszenia dokonuje się do naczelnika urzędu właściwego ze względu na miejsce zamieszkania właściciela, a nie położenie mieszkania.
| Cecha | Najem tradycyjny | Najem okazjonalny |
| Podstawa prawna | Kodeks cywilny | Ustawa o ochronie praw lokatorów |
| Okres obowiązywania | Dowolny – oznaczony lub nieoznaczony | Oznaczony, nie dłuższy niż 10 lat |
| Forma zawarcia | Pisemna albo ustna | Pisemna + akt notarialny dla oświadczenia najemcy |
| Dodatkowe dokumenty | Brak obowiązkowych | Oświadczenie o poddaniu się egzekucji, wskazanie lokalu zastępczego, zgoda właściciela tego lokalu |
| Ochrona przy eksmisji | Pełna ochrona lokatorska, długotrwały proces | Możliwość szybkiej egzekucji bez tytułu wykonawczego |
| Zgłoszenie do US | Nie wymaga | Wymagane w terminie 14 dni |
Co ważne, nawet jeśli podatek od przychodów odprowadzasz prawidłowo, samo niedopełnienie obowiązku zgłoszenia najmu okazjonalnego sprawia, że korzyści płynące z tej konstrukcji przepadają. Dlatego obie sprawy – podatek i zgłoszenie samej umowy – należy traktować osobno.
Jak zgłosić umowę – terminy i formy
Zgłoszenia dokonujesz w ciągu 14 dni od dnia rozpoczęcia najmu, czyli od wydania kluczy, a nie od daty podpisania umowy. Możesz to zrobić elektronicznie lub w formie papierowej. Dobrze mieć przygotowaną dokumentację:
- skan lub zdjęcie całej umowy najmu,
- skan aktu notarialnego z oświadczeniem najemcy,
- dostęp do Profilu Zaufanego lub bankowości elektronicznej,
- protokół zdawczo-odbiorczy z jednoznaczną datą wydania lokalu.
Zgłoszenie przez e-Urząd Skarbowy – krok po kroku
Najwygodniejszą ścieżką w 2026 roku jest portal e-Urząd Skarbowy. Po zalogowaniu się Profilem Zaufanym wybierasz „Pisma i wnioski”, a następnie „Pismo ogólne”. System podpowie urząd właściwy według twojego adresu zamieszkania – to właśnie tam trafia zgłoszenie.
W polu treści wpisujesz dane stron, adres lokalu, datę zawarcia umowy, datę rozpoczęcia najmu oraz okres obowiązywania. Jako załączniki możesz dołączyć skany umowy i aktu notarialnego – wprawdzie przepisy nie narzucają tego wprost, ale urzędy skarbowe bardzo często o nie proszą, a dostarczenie ich od razu eliminuje zbędną korespondencję. Po wysyłce system generuje Urzędowe Poświadczenie Odbioru (UPO), które jest dowodem zachowania terminu. Zapisz je koniecznie na dysku – na żądanie najemcy masz obowiązek je okazać.
Pamiętaj, by nie korzystać w tej sprawie z ePUAP. Od 1 stycznia 2026 roku pisma składane tą drogą przez osoby fizyczne do organów podatkowych co do zasady nie są uznawane za skutecznie doręczone. Ministerstwo Finansów wskazuje, że jedyną bezpieczną drogą elektroniczną pozostaje e-Urząd Skarbowy.
Wizyta w urzędzie lub wysyłka pocztą
Możesz też złożyć zgłoszenie osobiście w siedzibie urzędu skarbowego lub wysłać listem poleconym. W takim przypadku potwierdzeniem nadania będzie dowód z poczty, a nie UPO online. Forma papierowa bywa wolniejsza, ale również spełnia wymogi ustawy – pod warunkiem, że pismo trafi do urzędu w ciągu 14 dni.
Co powinno znaleźć się w zgłoszeniu?
Nie ma jednego, urzędowego formularza – wystarczy zwięzłe pismo zawierające najważniejsze informacje. Powinieneś w nim wskazać swoje dane (imię, nazwisko, PESEL), dane najemcy pozwalające go zidentyfikować, pełny adres wynajmowanego lokalu, a także datę zawarcia umowy, datę rozpoczęcia najmu i okres, na jaki umowa została zawarta. Koniecznie zaznacz, że dotyczy ona najmu okazjonalnego.
Praktyczny wzór treści może wyglądać tak:
Działając na podstawie art. 19b ustawy o ochronie praw lokatorów, zgłaszam zawarcie umowy najmu okazjonalnego lokalu mieszkalnego. Adres lokalu: [tu wpisz]. Data zawarcia umowy: [tu wpisz]. Data rozpoczęcia najmu: [tu wpisz]. Okres obowiązywania umowy: od … do … Wynajmujący: [imię, nazwisko, PESEL]. Najemca: [imię, nazwisko, ewentualnie PESEL lub numer paszportu]. Oświadczam, że nie prowadzę działalności gospodarczej w zakresie wynajmu lokali. W załączeniu przesyłam kopię umowy oraz oświadczenia o poddaniu się egzekucji.
Taki tekst jest w pełni wystarczający – nie trzeba dodawać żadnych dodatkowych formułek. Jeśli najemca nie ma numeru PESEL, podajesz jego datę urodzenia i serię paszportu, co wystarczy do identyfikacji.
Czego unikać, by nie stracić ochrony?
Procedura wydaje się prosta, ale nawet drobny błąd może kosztować utratę przywilejów najmu okazjonalnego. Poniżej zebrałem najczęstsze pułapki, na które wpadają wynajmujący.
Mylenie daty podpisania z momentem wydania kluczy
Termin 14 dni biegnie od dnia rozpoczęcia najmu, czyli faktycznego przekazania lokalu. Jeśli umowę podpiszesz 1 czerwca, a klucze wydasz 10 czerwca, to 10 czerwca jest punktem startowym. Wpisanie w zgłoszeniu daty podpisania może sprawić, że urząd uzna zgłoszenie za przedwczesne, a w razie spóźnienia – nie będziesz mieć pewności, czy termin został dotrzymany.
Korzystanie z ePUAP po zmianach w 2026 roku
Wiele poradników z poprzednich lat wskazuje ePUAP jako główny kanał. Od stycznia 2026 roku sytuacja jest inna: pisma składane do organów podatkowych przez osoby fizyczne za pośrednictwem ePUAP-u nie wywołują skutków prawnych. Oznacza to, że nawet jeśli wyślesz zgłoszenie w terminie, nie zostanie ono uznane za doręczone – a ty stracisz ochronę.
Bezpiecznym wyjściem jest wyłącznie e-Urząd Skarbowy lub tradycyjna poczta. Nie ryzykuj, opierając się na przestarzałych instrukcjach.
Niedostarczenie wymaganych załączników
Przepisy nie tworzą zamkniętej listy obowiązkowych załączników do samego pisma, ale w praktyce urzędy często proszą o skany umowy i aktu notarialnego. Jeśli ich nie dołączysz, możesz zostać poproszony o uzupełnienie – a czas, który na to poświęcisz, może sprawić, że termin minie. Dlatego lepiej od razu wysłać komplet dokumentów.
Gdyby jednak termin minął bez zgłoszenia, nie ma możliwości naprawienia tego „czynnym żalem”. Umowa pozostaje ważna, ale traci status okazjonalnego najmu – tracisz możliwość szybkiej eksmisji. Jedynym wyjściem bywa rozwiązanie umowy za porozumieniem stron i zawarcie nowej, co wymaga ponownej wizyty najemcy u notariusza i generuje dodatkowe koszty.
Rozliczenie podatku po zgłoszeniu – co zrobić?
Zgłoszenie najmu okazjonalnego do urzędu nie zastępuje obowiązku odprowadzania podatku. Przychody z najmu prywatnego rozlicza się wyłącznie ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych – stawki wynoszą 8,5% do kwoty 100 000 zł rocznie oraz 12,5% od nadwyżki. Podatek wpłacasz co miesiąc (do 20. dnia następnego miesiąca) lub kwartalnie na swój indywidualny mikrorachunek podatkowy, który wygenerujesz na stronie podatki.gov.pl, podając PESEL.
Po zakończeniu roku składasz deklarację PIT-28. Uwaga: jeśli w umowie nie rozdzielisz czynszu od opłat za media (prąd, woda, gaz), urząd skarbowy może uznać całą wpłatę od najemcy za twój przychód. Aby uniknąć płacenia podatku od kwot, które jedynie przekazujesz dalej, zapisz w umowie, że najemca ponosi koszty eksploatacyjne, a ty refakturujesz je lub przyjmujesz jako opłaty niepodwyższające przychodu. Dobrze napisana klauzula może oszczędzić kilkaset złotych rocznie.
Pamiętaj, że niezgłoszenie najmu okazjonalnego jest odrębne od niepłacenia podatków. Nawet jeśli fiskus wykryje niezapłacony podatek, kary finansowe mogą sięgać kilkudziesięciu tysięcy złotych, a systemy bankowe coraz precyzyjniej analizują cykliczne wpływy na konta. Regularne i terminowe rozliczenia budują też twoją zdolność kredytową – zwłaszcza gdy planujesz zakup kolejnej nieruchomości.
Termin 14 dni od rozpoczęcia najmu jest nieprzekraczalny – spóźnienie odbiera wszelkie przewagi najmu okazjonalnego, w tym możliwość sprawnej eksmisji.
Stawki ryczałtu w 2026 roku to 8,5% od przychodu do 100 000 zł i 12,5% od nadwyżki, a podatek wpłacasz na mikrorachunek podatkowy.
FAQ – najczęściej zadawane pytania
Co to jest najem okazjonalny i kto może go stosować?
To specjalna forma umowy dla osób fizycznych nieprowadzących działalności w zakresie wynajmu, zawierana na czas określony (maks. 10 lat) z notarialnym oświadczeniem najemcy o poddaniu się egzekucji.
Kiedy i gdzie trzeba zgłosić najem okazjonalny?
Zgłoszenie należy wysłać do urzędu skarbowego właściwego dla miejsca zamieszkania właściciela w ciągu 14 dni od wydania lokalu najemcy.
Jakie dokumenty warto dołączyć do zgłoszenia?
W praktyce dobrze dodać skan umowy, skan aktu notarialnego oraz protokół zdawczo-odbiorczy z datą wydania lokalu, co często przyspiesza procedurę.
Jakie są bezpieczne kanały zgłoszenia elektronicznego po zmianach w 2026 r.?
Bezpieczną drogą elektroniczną jest portal e-Urząd Skarbowy z logowaniem przez Profil Zaufany; ePUAP od 2026 r. nie jest uznawany dla pism osób fizycznych do organów podatkowych.
Co grozi, jeśli nie zgłoszę umowy w ciągu 14 dni?
Umowa traci status najmu okazjonalnego i staje się zwykłą umową na czas określony, co pozbawia właściciela przyspieszonych procedur eksmisji.
Czy zgłoszenie zastępuje obowiązek rozliczenia podatku od najmu?
Nie; obowiązek podatkowy jest odrębny — przychody z najmu rozlicza się ryczałtem według stawek 8,5% do 100 000 zł i 12,5% od nadwyżki.
Od jakiego momentu biegnie 14-dniowy termin na zgłoszenie?
Termin liczy się od dnia faktycznego rozpoczęcia najmu, czyli wydania kluczy najemcy, a nie od daty podpisania umowy.
Co powinno zawierać treść zgłoszenia do urzędu skarbowego?
Pismo powinno podać dane wynajmującego (np. imię, nazwisko, PESEL), identyfikację najemcy, adres lokalu oraz daty zawarcia i rozpoczęcia najmu oraz okres obowiązywania, z zaznaczeniem, że to najem okazjonalny.
